Digitales Warenlager

Nach der Praxisübernahme Anfang 2022 entschied sich Dr. Konrad Leonhardt, die Materialverwaltung in seiner Praxis zu digitalisieren. DENTAL team sprach mit ihm darüber, wie ihm das gelungen ist und welche Erfahrungen er bei diesem Prozess gemacht hat.

Zu Beginn 2022 hat Dr. Konrad Leonhardt eine Praxis am Standort Leipzig/Gohlis übernommen. Im Zuge dessen wurde die „Mundfaktur“ ins Leben gerufen. Der neue Name der Praxis ist eine Kombination aus den Worten „Mund“ und „Manufaktur“, also der Verknüpfung von Mundgesundheit und Handwerk. Genau das bedeutet Zahnmedizin für Dr. Konrad Leonhardt und sein Team: ein hoch individuelles und sehr filigranes Handwerk, bei dem allerdings der Patient mit seinen individuellen Bedürfnissen immer im Vordergrund steht. Die für den täglichen Praxisalltag benötigten Materialien werden über das Warenwirtschaftssystem von Wawibox organisiert.

Lieber Dr. Leonhardt, was haben Sie nach der Praxisübernahme verändert?
Dr. Konrad Leonhardt: Wir hatten das Glück, bereits modernisierte Räumlichkeiten und eine moderne Ausstattung vom ursprünglichen Inhaber zu übernehmen. Hier gab es zunächst wenig Handlungsbedarf. Zusammen mit der Änderung des Namens haben wir eine besonders offene Praxiskultur etabliert. Kommunikation soll im Team und mit dem Patienten auf Augenhöhe stattfinden. Schnell war uns klar, dass sich durch digitale Tools viele Praxisprozesse effizienter gestalten lassen. Damit ist die „digitale Praxis“ eines unserer Kernziele geworden. Die Online-Terminvergabe, die Digitalisierung von Hygieneprozessen oder die digitale Fertigung von Zahnersatz im Eigenlabor sind nur einige Beispiele dafür, wo die Digitalisierung bei uns in der Praxis Einzug gehalten hat. Um das ganze abzurunden, kommt man auch um eine digitale Warenwirtschaft nicht umhin. Stetig wachsende Bürokratie und ständig neue Anforderungen in allen Bereichen der Praxis erfordern Flexibilität. Teilweise ist der gewünschte Zeitaufwand nicht mehr wirtschaftlich abzubilden, sodass der Einsatz externer Dienstleistern und Softwaretools notwendig wird. In der zunehmenden Digitalisierung liegt daher meiner Meinung nach die Zukunft der Zahnheilkunde. Digitale Tools werden immer wichtigere Grundbestandteile der täglichen Praxisabläufe. Richtig eingesetzt, steigern sie die Effizienz und schaffen Freiräume für das Praxisteam. Diese neu gewonnene Zeit kann dann wiederum genutzt werden, um sich um die wirklich wichtigen Aufgaben im Zuge der Patientenversorgung zu kümmern. Effizienzsteigerungen werden in wirtschaftlich schwierigen Zeiten und in Zeiten des Fachkräftemangels einer unserer wichtigsten Hebel für nachhaltig wirtschaftliches Arbeiten. Digitale Tools können auch rudimentäre Arbeiten abnehmen oder deren Bearbeitung beschleunigen. Wenn wieder mehr Zeit für‘s Wesentliche bleibt, steigert das auch den Spaß am Beruf.

Wie wurden Sie auf Wawibox aufmerksam?
Dr. Konrad Leonhardt: Bereits kurz nach der Praxisübernahme war klar, dass wir schnell einen Überblick über die vorhandenen Materialien brauchen, damit wir diese in unsere neuen Behandlungsstrecken einpflegen können, ohne zu viel neu bestellen zu müssen. Bei der Suche nach einer Lösung für eine digitale Warenwirtschaft sind wir über Social Media Kanäle auf Wawibox aufmerksam geworden. Daraufhin haben wir eine Demo organisiert. Alle Teammitglieder, die von der Bestellung und Warenwirtschaft betroffenen sind, wurden dazu geholt. Nach der Demo war die Entscheidung dann recht einfach – die Wawibox muss her!

Welche Schritte sind nötig, um das neue System zu implementieren und wie lange hat die Umstellung gedauert?
Dr. Konrad Leonhardt: Zu Anfang musste das ganze Team in das Projekt involviert werden. Jeder sollte ein Grundverständnis von der Funktionsweise der digitalen Warenverwaltung bekommen. Darauf folgte die müßige Fleißarbeit: das Anlegen aller vorhandenen Produkte. Hierbei mussten wir uns zugleich Gedanken machen, welche Materialien zukünftig überhaupt noch in der Praxis verwendet werden sollten. Alle restlichen Materialien wurden aussortiert oder als Auslaufartikel gekennzeichnet. Gleichzeitig mussten Lagerorte festgelegt werden. Wir haben uns im Team darauf verständigt, diese so konkret und kleinteilig wie möglich zu beschreiben. So können beispielsweise neue Teammitglieder, oder hin und wieder auch der Chef (lacht), schnell mal im System schauen, wo ein Gegenstand lagert, ohne erst die ganze Praxis durchsuchen zu müssen. Zuletzt musste für jedes Material festgelegt werden, in welcher Form sie ausgescannt werden sollen: einzeln, in ganzen Packungen, ab einer gewissen Milliliterzahl bei Kanistern et cetera. Dieser Prozess ist nicht immer ganz einfach und häufig von Material zu Material sehr verschieden. „Problematische“ Artikel wurden im Team besprochen und dann eingepflegt. Mit der Zeit wird sich zeigen, ob die getroffenen Entscheidungen jeweils sinnvoll waren oder nicht. Der Prozess ist auch nach fast 10 Monaten Nutzung noch nicht vollständig abgeschlossen. Viele Auslaufartikel sind noch vorhanden, neue Artikel werden regelmäßig durch stetige Anpassung der Behandlungsstrecken eingepflegt. Ich denke dieser Prozess wird fortwährend so weiterlaufen.

Welche Vorteile bietet Wawibox im Praxisalltag und wer aus dem Praxisteam arbeitet hauptsächlich damit?
Alle Mitarbeiter sind inzwischen bei den Basisfunktionen wie Ausscannen und auch mal dem Auslösen einer Bestellung fit genug und können die Wawibox nutzen. Bestellungen werden allerdings hauptsächlich von einer Person durchgeführt. Das sichert Konsistenz bei zukünftigen Bestellungen. So fallen diese im Schnitt günstiger aus und werden voraussichtlich immer zeitsparender. Auch das Einpflegen von neuen Materialien bleibt bis heute einer Angestellten vorbehalten. Auf diese Weise kommt alles aus „einer Hand“. Da Wawibox cloudbasiert ist, können wir von überall darauf zugreifen und bei Bedarf eine Bestellung auch von zu Hause aus noch einmal kontrollieren und dann losschicken. Ein weiterer Vorteil ist, d ass das System uns warnt, wenn der Bestand knapp wird. So können wir rechtzeitig nachbestellen und die Materialien gehen nicht aus. Artikel, die schneller aufgebraucht werden, können auch so eingestellt werden, dass das System noch zeitiger warnt.

Welche zusätzlichen Funktionen bietet Wawibox Pro?
Auch wenn ein Artikel mal nicht über die Wawibox zu finden ist, kann man ihn trotzdem im System anlegen – genauso wie die gängigen Lieferanten – unter Umständen sogar die Apotheke um die Ecke, sodass man bei seinen Bestellungen nie das System verlassen muss. Ein clever angelegtes digitales Lager ermöglicht auch neuen Teammitgliedern durch einfachen Zugang direkt nach eingelagerten Produkten zu suchen und diese schneller zu finden, ohne alle Schubladen durchforsten zu müssen. Übersichten über bestellte Produkte und Statistiken ermöglichen es, die wirtschaftliche Planung stetig zu optimieren. So lässt sich beispielsweise exakt nachvollziehen, welche Mengen einer bestimmten Artikelart pro Monat verbraucht werden. Das erlaubt eine Prognose für den zukünftigen Warenbedarf, wodurch für Monate bzw. Jahre vorgeplant werden kann. Unser Fazit lautet: Mit Hilfe der Wawibox bestellen wir immer in den passenden Mengen und zum richtigen Zeitpunkt. Dank des digitalen Lagers behalten wir jederzeit den Überblick und vermeiden häufiges und unnötiges Nachbestellen.