Dr. Lautenschläger, Praxisinhaber von Cranium Zahnheilkunde, hat die Praxis 2019 übernommen und zusammen mit Ihnen modernisiert ­– auch die Praxisorganisation. Sie sind sowohl in die Patientenbehandlung als auch in die Praxisorganisation eingebunden. Welches Ziel stand dabei bei der Modernisierung im Fokus?

Amelie Ackemann: Bei unserer Modernisierung standen nach der Praxisübernahme der Praxisumzug und die damit verbundene Praxisvergrößerung von 3 auf 5 Behandlungszimmern im Fokus. Es war uns dabei besonders wichtig, dass für alle Mitarbeiter auch in der größeren Praxis klare Strukturen herrschen und wir dadurch auch als Arbeitgeber modern und attraktiv bleiben. Um auch heutzutage mit dem immer größer werdenden bürokratischen Arbeitsaufwand zurechtzukommen, bedarf es effizienten und im besten Fall automatisierten Arbeitsabläufen. Zusätzlich war uns von Beginn an wichtig, als Praxis unabhängig von unübersichtlichen Depotstrukturen zu sein und unser Material fair einkaufen zu können.

Die Materialverwaltung ist bei Ihnen nicht nur modernisiert, sondern auch digitalisiert und unabhängig von Depots aufgestellt. Wie kam es zu dieser Entscheidung?

Ackemann: Wir haben uns eine übersichtliche Materialverwaltung gewünscht, die alle Bestellungen vereint und faire, vergleichbare Preisstrukturen möglich macht. In der Dentalbranche ist es häufig üblich, erhöhte Materialpreise beispielsweise mit schnellerem Service oder Rabattaktionen zu rechtfertigen. Dies verhindert für die Praxisinhaber und Praxismitarbeiter jedoch nur einen fairen Preisvergleich. Wir möchten für Material bezahlen, was es wert ist und für Service bezahlen, wenn wir ihn auch wirklich benötigen.

Als vollumfängliche Lösung für eine unabhängige Materialverwaltung haben Sie sich für Wawibox Pro entschieden. Warum?

Ackemann: Die Wawibox stellt für uns eine Gesamtlösung dar, mit der wir auch im Bereich der Materialverwaltung unsere oben beschriebenen Ziele erreichen können. Lagerbestände können eingesehen werden, es kann in kürzester Zeit nachbestellt und neue Materialien können über die Suchfunktion gefunden werden. Das Design ist anwenderfreundlich und macht Spaß. In der letzten Zeit haben wir auch die Funktion der Statistiken gerne genutzt, mit denen man seinen Materialverbrauch genau beziffern und verschiedene Monate miteinander vergleichen kann.

Wie lief die Implementierung von Wawibox Pro bei Ihnen ab? Gab es auch Komplikationen?

Ackemann: Ganz zu Beginn haben wir die aktuellen Lagerbestände komplett neu eingebucht. Dies hat einige Zeit in Anspruch genommen, diente jedoch kurz nach der Praxisübernahme gleichzeitig als sehr sinnvolle Inventur. Das Einbuchen von neuen Artikeln, die zuvor noch nie bestellt wurden, ist immer mit dem sogenannten „Konfigurieren“ des Artikels verbunden. Für jeden Artikel muss dies nur einmal erfolgen, war jedoch mit einigen Unsicherheiten im Team verbunden. Dabei kann man als Praxis beispielsweise entscheiden, ob der neue Artikel ein Etikett pro Packung oder ein Etikett pro Verbrauchsteil (z.B. bei mehreren Verbrauchseinheiten pro Box) erhalten soll und ab welcher Menge sich die Wawibox dann zum Nachkaufen meldet. Bei Materialien, die sich sehr langsam verbrauchen, reicht es, diese erst zu bestellen, wenn die letzte Packung entnommen wird (beispielsweise Adhäsive oder großen Watterollenpackungen) und einige verbrauchen sich sehr schnell und sollten eventuell schon nachbestellt werden, sobald nur noch 10 Packungen vorhanden sind (bei uns zum Beispiel beim Prophylaxepulver der Fall, das bei jeder Zahnreinigung angewendet wird). Das muss für jeden Artikel in jeder Praxis einmal nach den eigenen Wünschen eingestellt werden. Wenn dies dann einmal eingebucht ist, spart es für immer Zeit bei jeder Bestellung, die durchgeführt wird, da bei allen Mitarbeitern Klarheit über Bestellmenge und Bestellzeitpunkt herrscht. Dies ist meiner Meinung nach den Aufwand am Anfang mehr als Wert.

Wie läuft aktuell die Arbeit mit Wawibox Pro im Praxisalltag? Welche Funktionen nutzen Sie vor allem und wer arbeitet aus dem Praxisteam aktiv damit?

Ackemann: Wir nutzen täglich das Ausbuchen und in den Warenkorb legen der Waren (und damit auch den Preisvergleich) und bestellen ca. alle 3 Wochen, wenn sich einiges im Warenkorb angesammelt hat.

Prinzipiell sind alle im Team, die Waren verwenden, an der Nutzung beteiligt. Bei uns können alle Teammitglieder Waren ausbuchen, wenn diese verwendet werden. Sobald neue Lieferungen in der Praxis ankommen sind, sind auch alle in der Lage diese einzubuchen, Etiketten zu erzeugen und diese dann einzusortieren. Ab und zu gibt es leichte Unsicherheiten, wenn Artikel geliefert werden, die vorher noch nicht Bestandteil des Lagers waren, da diese erst konfiguriert werden müssen. Darin werden aber alle mit der Zeit immer fitter und sicherer. Zeigt unser Praxishandy während des Auslagerungsscans oder auf der Wawibox Desktopseite die Info an, dass nun nachbestellt werden sollte, sind auch alle in der Lage eine Bestellung im Warenkorb abzulegen. Die letztendliche Kontrolle des Warenkorbs und verbindliche Bestellung findet bei uns dann durch Herrn Dr. Lautenschläger oder durch mich statt.

Welche Vorteile bietet Wawibox Pro für Sie im Praxisalltag?

Ackemann: Ein Vorteil ist, dass kein niedriger Materialbestand mehr „untergehen“ kann und im schlimmsten Fall erst auffallen würde, wenn das Material bereits leer ist und schon benötigt wird. Außerdem bin ich mir sicher, dass wir durch die Wawibox einerseits Zeit sparen, da wir die wirkliche Materialbestellung durch die vorherigen direkten Warenkorbeinträge der Mitarbeiter gebündelt in 1-2 Stunden ca. alle 3 Wochen lediglich abschließen müssen und natürlich sparen wir durch den Preisvergleich enormes Geld.

Eine depotunabhängige Praxisführung wäre meiner Meinung nach ohne ein Warenwirtschaftssystem, wie die Wawibox, nicht in der Effizienz möglich.

Wenn Sie Nachschub für die Lagerbestände benötigen, verwenden Sie dann den Wawibox Preisvergleich für die Materialbestellung?

Ackemann: Klar! Es ist kaum möglich und auch nicht sinnvoll, auf diesen zu verzichten. Wenn ein Artikel aus dem Lagerbestand nachbestellt werden soll, läuft dies bei uns in 4 einfachen Schritten ab:

1. Material im Lager aufrufen
2. auf „Einkaufen“ klicken
3. günstigsten Preis auswählen und gewünschte Bestellmenge in den Warenkorb legen
4. Bestellung entweder direkt absenden oder (bei uns) im 3 Wochen Rhythmus mit den anderen Waren zusammen bestellen

Wie läuft diese Materialbestellung im Detail ab? Wer übernimmt das bei Ihnen im Praxisteam?

Ackemann: Alle Teammitglieder legen Waren, die bestellt werden sollen, selbstständig im Warenkorb ab. Lagerbestände werden, wie oben beschrieben, einfach „nachgekauft“ und neue Artikel über die Suchfunktion gefunden. Alle Meldebestände sind bei uns so konfiguriert, dass wir ab dem Moment, wo angezeigt wird, dass nachgekauft werden soll, noch mindestens 2 Wochen mit der Bestellung gewartet werden kann, ohne Materialengpässe zu haben. So hat sich bei uns eine große Materialbestellung und Warenkorbkontrolle durch Herrn Dr. Lautenschläger oder mich ca. alle 3 Wochen eingependelt, um mit möglichst geringem Zeitaufwand perfekte Lagerbestände aufrecht zu erhalten.

Welche Vorteile hat der Wawibox Preisvergleich für Ihre Praxis?

Ackemann: Im Gegensatz zu Dienstleistungen, wie zum Beispiel Gerätewartungen, Fortbildungen oder anderen Serviceleistungen, haben neue und verpackte Materialien und Waren meiner Meinung nach grundsätzlich bei jedem Händler die gleiche Qualität. Lediglich die Lieferzeiten könnten sich unterscheiden, diese sind jedoch meist alle sehr zügig. Daher ist meiner Meinung nach beim Thema Materialverbrauch ein Preisvergleich extrem sinnvoll. Mit einem Klick kann der günstigste Händler ausgewählt werden.

Für eine moderne Praxis, die besonderen Wert auf klare und effiziente Arbeitsabläufe legt ist es einfach toll mit einem gut strukturiertem System zu arbeiten, welches vom ganzen Team einfach angewendet werden kann.

Wenn Du und Deine Praxis auch Unterstützung bei der Erweiterung oder Modernisierung der Praxis benötigen, findest Du weitere Informationen und Hilfe unter deinpraxiserfolg.de oder auf Instagram unter @denada.praxiscoaching.

Bildquelle: Ackemann