Heute wird die Abrechnung online übermittelt – eine große Zeitersparnis. „Mithilfe von Abrechnungskomplexen in der Verwaltungssoftware können Honorarverluste vermieden werden und die Rechnung kann ggf. auch sofort nach der Behandlung für den Patienten ausgedruckt werden – bei uns wird das zum Beispiel nach einer Prophylaxesitzung immer gemacht“, sagt DH Sylvia Fresmann, die in einer Dortmunder Zahnarztpraxis die Prophylaxeabteilung leitet.

Wirtschaftlichkeit optimieren

Aber nicht nur bei der Abrechnung ist die Digitalisierung hilfreich, sondern sie erleichtert auch das Controlling und die Praxissteuerung. Per Mausklick kann man Kennzahlen auswerten; so kann der Praxisinhaber oder die Praxismanagerin ermitteln, an welchen „Stellschrauben“ gedreht werden muss, um die wirtschaftliche Situation zu optimieren.

Auch die Online-Terminvereinbarung wird immer häufiger angeboten und hat laut Fresmann „nur Vorteile“. Patienten können auch außerhalb der Öffnungszeiten einen Termin buchen. Voraussetzung ist eine gut organisierte Freischaltung der verfügbaren Termine. In manchen Systemen kann direkt ein verfügbarer Termin für eine spezielle Behandlung online gebucht werden; durch die sofortige Synchronisation werden Doppelbuchungen vermieden. Ein anderes System arbeitet mit einem anderen Ansatz: Es erfragt und dokumentiert den Wunschtermin des Patienten und dessen Kontaktdaten – daraufhin meldet sich die Praxis beim Patienten und bestätigt den Termin oder vereinbart einen neuen für die gewünschte Behandlung.

Auch für die Anamnese ergeben sich durch die Digitalisierung für den gesamten Praxisablauf viele Erleichterungen. „Wir nutzen in unserer Praxis in jedem Behandlungszimmer für die Anamnese ein iPad und synchronisieren es dann direkt mit unserer Praxissoftware – ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, Transparenz und lückenloser Dokumentation“, so Fresmann. Auch der Großteil der Patienten zeige sich der Digitalisierung gegenüber sehr aufgeschlossen – schließlich werden sie auch im Berufs- und Privatleben regelmäßig mit diversen „digital gadgets“ konfrontiert.

Ein weiteres großes Thema ist das digitale Röntgen. Mittlerweile gehört es quasi zum Standard in vielen Zahnarztpraxen. Für die Entwicklung notwendige Chemikalien wurden aus den Praxen verbannt – aus analog wurde digital. Dies hat laut Fresmann den gesamten Workflow maßgeblich verändert und wirkt sich auch wirtschaftlich positiv auf die Praxen aus.

Zudem profitieren die Patienten von den digitalen Maßnahmen. „Vieles wird für sie transparenter und verständlicher – etwa in der Prophylaxe. Hersteller elektrischer Zahnbürsten haben Apps entwickelt, die sich per Bluetooth mit der Zahnbürste verbinden – so kann der Patient kontrollieren, welche Stellen noch einmal gründlich nachgeputzt werden sollten“, erklärt Fresmann. Gerade bei den kleinen Patienten sind die digitalen Möglichkeiten gut dafür geeignet, ihnen Mundhygiene näherzubringen. Seien es lustige singende Figuren oder Minispiele auf dem Tablet, das ebenfalls mit der Zahnbürste synchronisiert werden kann. Grenzen gibt es kaum noch!

Direkte Visualisierung

Ein weiterer Vorteil von digitalen Systemen wie einer Intraoralkamera oder einem Bildschirm am Behandlungsplatz ist, dass man für die Patienten Probleme und Behandlungsschritte direkt visualisieren kann. Dadurch wird nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch die Bereitschaft der Patienten, bestimmte Therapien mitzumachen.

In Zeiten von Social Media bieten sich zudem auch Plattformen wie Facebook oder Instagram dafür an, die Praxis in der Außenwirkung zu stärken. Auch dabei kann die ZFA aktiv werden. „Viele Kolleginnen unterstützen in diesem Bereich die Praxis mit viel Engagement“, sagt Fresmann. Gerade in diesem Bereich hat das Team die Möglichkeit, die Praxis auch von einer anderen Seite zu zeigen, ihr Image zu pflegen und sich in ihrer Region eventuell sogar ein Alleinstellungsmerkmal zu schaffen. Gleiches gilt auch für den Webauftritt einer Praxis. Einige große Praxen stellen für Pressearbeit und Social Media ihren Mitarbeitern Zeit zur Verfügung oder stellen sie dafür von anderen Aufgaben frei. Eine Chance also für interessierte Mitarbeiter, so ihre Praxis zu unterstützen.

Den Chef überzeugen

Doch was soll man machen, wenn der eigene Chef von all dem „neumodischen Technikkram“ nichts wissen möchte? „Solche Praxen gibt es, und sie haben häufig noch nicht mal eine eigene oder nur eine sehr veraltete Homepage. Aber da sind die technikaffinen Mitarbeiter gefragt. Sie sollten das Gespräch mit dem Chef suchen, auf die klaren Vorteile hinweisen und auch direkt die ersten Ideen mit einbringen. Gemeinsam mit dem Chef Strategien zu entwickeln macht Spaß und stärkt das ‚Wir-Gefühl‘ in der Praxis“, rät Fresmann. Beherzigt man diese Tipps, dann steht einer erfolgreichen Digitalisierung der Praxis nichts mehr im Weg.