Erfahrungsbericht aus der Praxis

Materialverwaltung einfach gemacht

Materialverwaltung ist nicht immer einfach und kann ziemlich aufwendig sein. Abhilfe schaffen dabei Warenwirtschaftssysteme wie beispielsweise Wawibox. Zahnarzt Dr. Ulf Barsch und seine Frau Jutta Barsch, ZMV und Praxismanagerin, Bietigheim-Bissingen, berichten von ihren Erfahrungen und der Umstellung ihrer Praxis auf die Materialverwaltung mit Wawibox.

Unsere Praxis wurde 1964 von meinem Schwiegervater Hans-Helmut Barsch gegründet und 1998 von meinem Mann, Dr. Ulf Barsch und mir, Jutta Barsch, übernommen. Unsere Praxisräume sind ca. 200 qm groß, davon100 qm Behandlungsfläche und der Rest verteilt sich auf Labor, Büro, Sozialraum und Seminarraum.

Von der Fortbildung in die Praxis

Die Wawibox lernte ich 2017 auf einer Fortbildung in Illertissen kennen. Eine Zahnärztin aus Stuttgart hatte diese gerade in Ihrer Praxis integriert. Ich fand diese Art der Materialverwaltung großartig und stellte diese dann meinem Mann und meinem Team vor. Kurze Zeit später hatten auch wir unsere eigene Wawibox am Start.

Durch unseren enormen Wareneinsatz, da wir auch eine Cerec-Praxis sind, nutzen wir täglich unsere Wawibox mehrfach, die Materialverwaltung ist somit bedeutend einfacher für uns geworden. Allerdings sollte man das Einpflegen der Materialien in die Wawibox nicht unterschätzen. Die erstmalige Einrichtung bzw. das Erfassen aller Materialien erfordert viel Zeit, ca. 1-2 Tage muss man einplanen und dies muss sorgfältig durchgeführt werden.

Unsere Wawibox haben wir deshalb außerhalb der Behandlungszeit eingerichtet. Zusammen mit meinem Mann und meinen Kolleginnen haben wir an einem Samstag und einem Mittwochnachmittag alle Waren erfasst, die Mindestbestände festgelegt und den Ablauf geübt. Somit wurde auch gleichzeitig eine Art Inventur vorgenommen. Meine Rolle als ZMV und Praxismanagerin ist es, die Abläufe zu koordinieren, zu überprüfen und die Rechnungen zu begleichen. Uns war sehr wichtig auf ein digitales System zurückzugreifen, da eine manuelle Erfassung und Bestellung sehr zeitaufwändig sind und hier viele Fehler gemacht werden können. Dies ist mit der Wawibox fast ausgeschlossen, denn die Komponente „Mensch“ als „Fehl-Bediener“ darf nicht vergessen werden.

Eindeutige Vorteile durch Wawibox

Die benötigten Waren werden nach Bedarf aus dem Lager geholt, der QR-Code der Wawibox abgescannt und in die jeweiligen Einsatzbereiche, Behandlungszimmer oder Labor gebracht. Der Vorteil besteht darin, immer gleich zu sehen, welcher Warenbestand noch vorrätig ist und wann die Nachbestellung geordert werden muss. Gleichzeitig sehe ich beim Nachbestellen der Ware mit der Wawibox bei den verschiedenen Anbietern den Preis der Ware. Wir haben 2-3 verschiedene „Lieblings“-Anbieter, jedoch sollten man auch die Versandkosten beim Bestellen berücksichtigen. Die App zeigt beim Ausscannen sofort den Mindestbestand an und somit kann jederzeit schnell reagiert werden, sodass nie Ware fehlt.

Die Bestellung und das Einscannen der gelieferten Waren sollte von einer gut eingearbeiteten Mitarbeiterin verwaltet werden. Eine entsprechende Arbeitsanweisung erleichtert dies auch anderen Kolleginnen. Unser Team ist so gut eingespielt, dass die Arbeit mit der Wawibox super in den Praxisablauf integriert ist und jeder schnell den Überblick über den Warenbestand hat. Der Warenbestand ist immer auf dem Laufenden. Es gibt weder „Alte“, „Vergessene“ noch abgelaufene Waren mehr.

Die Vorteile für die Praxis liegen eindeutig im Preisvergleich, Bestandsverwaltung, Lagerverwaltung und dadurch auch Zeitersparnis für alle Mitarbeiter. Die Kosten für die Grundausstattung und den laufenden Betrieb sind sehr überschaubar und haben sich schnell amortisiert. Für unsere Praxisgröße rechnen wir pro Jahr mit einer Einkaufsersparnis ca. 4000-5000 €.

Bildquelle: Barsch